小業主大會召開程序及操作亟需統一規範化

    近期，筆者因工作需要參加不少由社團協助召開的分層建築物所有人大會會議（內地稱“業主大會會議”），目睹不同大廈的大會會議運作的全過程，也見證了不同社團協助大廈管理委員會或籌備委員會（小組）召開所有人大會會議的不同做法。

    事後回顧及思考這些案例，筆者得出一個結論：召開所有人大會會議沒有房屋主管部門的介入，並委派職員到會議現場行使協助、指導及監督職責，而是任由管理委員會或籌備委員會（小組）憑着對現行法律規定的“一知半解”，或者由上述委員會邀請相關社團協助，其結果必然導致在具體操作上的不規範、不統一。若這些經驗及運作模式被推廣及複製，最終澳門的私人樓宇召開所有人大會會議將會形成各師各法的多種模式，並漸漸約定俗成，長此以往，必將在業主的心目中刻下觀念上的烙印。即使這些模式有違法律原則及立法原意之虞，卻一時難以撥亂反正。到時，政府要亡羊補牢，則要付出更多的人力、財力及時間。

    筆者意識到任由事態發展的嚴重性，經對相關問題進行法律層面上的思考和探討之後，決意撰成此文發表，與讀者分享和討論。

    一、政府監管缺位，致所有人大會會議的召開及操作各師各法。

    為徹底解決分層建築物所有人大會會議的召開及運作難的歷史遺留問題，二○一八年八月廿一日生效的第14/2017號法律《分層建築物共同部分的管理法律制度》，立法者把相關內容從《民法典》抽離出來，以單行法（特別法）的形式單獨立法。新法賦予業主充分享有自主、自決、自管的權利，降低了召開所有人大會會議的門檻以及簡化召開會議的法定程序，使召開大會會議的成功率大大提高。然而，由於召開所有人大會會議的程序具有法定性，必須嚴格遵守，否則，可能會導致召開大會會議的某個環節及通過的某些決議因存在瑕疵而被宣告為可撤銷或無效。如此專業、嚴格的操作程序，非管理委員會成員所能掌握並能熟練操作的。因此，有的管理委員會或籌備管員會（小組）只好憑着對現行法律規定的“一知半解”，靠摸石頭過河的勇氣，勉強地召開所有人大會會議；有的則請求現任物業管理公司或有這方面經驗的社團提供協助。

    由於房屋主管部門錯誤解讀立法者的立法原意及初心，泛化業主行使自治權的範圍，消極、被動地履行第17/2013號行政法規《房屋局組織及運作》賦予房屋主管部門介入私廈召開所有人大會會議的職權及職責，沒有充分發揮主導、指導、協助及監管私廈所有人大會會議的召開及運作的角色，任由私廈的管理委員會或籌備委員會（小組）自生自滅，導致所有人大會會議的召開及操作各師各法，沒有統一的標準，令業主困惑不堪，無所適從。實踐中，房屋主管部門履行的職責主要是：提供業主名冊（以作召開所有人大會之用）；解答諮詢；寄存會議紀錄及負責對當選的管理委員會成員備案管理等。在新法實施前，房屋主管部門常常派職員到私廈召開所有人大會會議的現場予以支援、協助及指導；然而，新法通過後，這種情況幾乎銷聲匿跡，令人費解。僅有經濟房屋召開所有人大會會議時才可見到房屋主管部門的職員在場履行職責的情形。

    二、協助召開所有人大會會議者應當擺正位子，勿越俎代庖。

    根據上文所述，由於召開分層建築物所有人大會會議的程序及操作具有專業性、法定性及複雜性，在實踐中，許多管理委員會或籌備委員會（小組）通常都會請求社團幫忙。基於某些社團長期協助、指導及支援私廈召開所有人大會會議，具有這方面的經驗，社團內部也設置專門機構賦予其關注及協助私廈召開所有人大會會議的職能，並配備這方面的人才，可提供技術及專業的支援。客觀地說，這些社團的專責團隊由於長期從事私廈召開所有人大會會議的工作，較熟悉具體操作程序，對於成功召開所有人大會會議發揮積極的作用。況且，這些工作皆為公益性、非牟利性，從某種意義上說，應予以肯定和點讚。再說，從私法層面上講，根據“法無禁止者推定皆可為”之原則。據此，私廈的管理委員會或籌備委員會（小組）代表全體業主請求社團幫忙，協助召開所有人大會的會議的做法並不抵觸法律，不應責難乃至禁止。

    然而，被請求參與私廈召開所有人大會會議的社團支援團隊，應當明確自己的角色，擺正位子，切勿喧賓奪主；否則，可能會違背法律原則及法律精神，觸碰法律底線，踰越權利範圍的界限，背離協助、支援之本意。根據第14/2017號法律的有關規定，主持會議的權力由大會的會議主席行使，並由他主導整個會議的運作，別人不得干預。倘若會議主席對某些程序或法律規定不很清楚，提供支援、協助的社團團隊也只能在旁提示，不可代替主持會議，除非經會議主席主動邀請和授意，才可幫助解釋相關內容，忌諱“搶咪”主動解釋。即使社團的支援團隊熟悉及了解相關法律規定，也不應主動介入，這與自己的身份不符，與自己的角色相衝突，必須守住此底線。

    筆者從多次參與私廈召開所有人大會會議中觀察到，在這方面，有的社團派出的支援團隊做得比較好，能恪守本份，把握住界限。可是，有的社團支援團隊的做法筆者實無法認同、無法接受。筆者曾見證這樣個案：某個社團支援團隊的負責人（自我介紹）在參與召開所有人大會會議時，其行為已踰越其協助、支援之角色，可以認為是越俎代庖。該負責人自恃在這方面有一定的專業知識和經驗，整個會議皆由他扮演主角，幾乎把會議主席架空。不僅如此，他的表演慾望也十分強烈，似乎把當晚的大會會場當成自己施展演藝才華的舞台；時而當司儀、時而當演員、時而當大會主席，三重角色相互交疊進行，根本沒有會議主席的戲份。

    令人不可思議的是，社團出於促使私廈所有人大會會議能依照法律規定的程序召開之初心，派出專業團隊到場提供支援及協助。但是，該位負責人卻不能嚴格律己，樹立守法典範，反而忘記了自己身份和角色、擺不正自己的位子。根據相關法律規定，召開所有人大會會議的主角應該是會議主席和出席會議的業主。主持會議和負責會議運作的也應是業主以法定有效票數選出的會議主席；其他人皆是配角、是協助者。此外，只有會議主席才有權回答解釋業主提出的與大廈管理有關的問題，以及簽署會議紀錄及相關文件。即使會議主席無法解答個別業主提出的問題，但須經他的授權和許可，社團的支援團隊的代表才能代勞，不得隨意插話，主動解答業主的問題。這是最基本的法律知識，也是最起碼的法律意識。

    此外，還應當注意，如果某大廈存在管理委員會與業主的關係緊張、或管理委員會與管理公司不和、或業主與管理公司有矛盾等情況，到場提供支援、協助的社團支援團隊必須緊記保持立場中立，切莫流露出偏袒任何一方的言語及情感，更不應明示或暗示或引導業主作出對任何一方不利或有利的決議。這是必須堅持的立場，應當謹慎處理，否則有違協助人的身份和角色。

    三、業主親身出席所有人大會會議為原則，代理出席為例外。

    第14/2017號法律第4條賦予分層建築物所有人享有一系列權利，其中“參與分層建築物所有人大會會議及投票”是其重要權利之一。筆者認為，為使所住大廈的同有部分及共用設施獲得良好的運行，確保居住家園的環境安全、舒適，業主親身參與所有人大會會議，對與自己切身利益的議決事項進行討論、商議及表決，使大會通過的決議更具代表性及可操作性。這不僅是法律賦予每一位業主的權利，也是每一位業主應盡的社會責任。即使法律賦予業主享有委託其他業主或其他非業主出席大會會議的權利，但是，筆者認為根據立法的原意應視為退而求次的選項，即因業主無法出席大會會議時才選擇此後補方式。換言之，業主須盡量出席所有人大會會議，實在因工作關係或身處外地無法及時趕回出席會議者，才委託他人代表其出席會議。因此，根據法律精神可以得出結論：“親身出席會議為原則，代理出席會議為例外”。當然，以代理方式出席所有人大會會議也是法律所允許的，並不違反法律規定，只是須明確先後次序，不應本末倒置。

    可是在實務中，代理出席所有人大會會議的做法卻被濫用，變成出席所有人大會會議的首要方式，而非次要、後補的方式，從而扭曲了立法的原意，成為目前盛行的出席所有人大會會議的常態和主要方式。更為甚者，這種出席會議的方式漸漸被一些有心人所利用，這是澳門目前出現在物業管理行業的一種極為不健康的現象。舉一個實例，為了能讓某一決議在大會會議表決時通過，各路人馬紛紛出動，想方設法，出盡奇招，甚至登門主動勸說業主授權予他，由他人代理出席大會會議。表決時受權人（代理人）全權代表授權人（被代理人），因此造成誰應獲得大比數的業主授權，誰就能順利通過某項他所支持的表決事項或成功否決他所反對的表決事項。現任物業管理公司去與留或現任管理委員會成員能否被解除職務事項的表決，主要受此出席會議模式和表決方式所左右；並且此作法已越發受到推崇，獲得廣泛複製，愈演愈烈，事態的發展不容樂觀。

    本來代理出席會議是業主不能正常出席會議時的一種非常的補救方式，當今卻成為主要方式，並且不斷被濫用，嚴重背離立法者的初心，這是一個不好的預兆。因此，筆者建議政府必須盡快制訂補充性行政法規細化代理出席會議的相關規定，明確代理人接受業主或非業主委託代理出席會議的數目上限。沒有限制代理出席會議數目的做法（第14/2017號法律沒有限制數目的規定）令人難以理解，其後果必會滋生諸多畸形怪狀的現象。舉一個例子，假設一私廈有100個獨立單位，絕大部分業主決定不出席所有人大會會議，而是授權5位業主代理出席會議。在會議現場僅有5位業主出席，人數比管理委員會成員還少，這很不正常。但是，每位業主人手上則持有一定數量的業主授權書，所有授權書的業主所持有獨立單位的份額之和達到有效舉行會議的百分比的要求，可合法舉行會議，並可就議程所擬定的事項進行表決。根據現行法律規定是合法有效的，不容質疑。可是，會議現場沒人氣、冷清清、無法營造熱烈討論的會場氣氛，更達不到集思廣益的成效。鑒於此，筆者要求政府應盡快制訂補充性行政法規予以細化，堵塞漏洞、填補空白，以便有效執行第14/2017號法律。筆者建議可以參照澳門《民法典》第168條第4款（“對同一代理人以此身份代表其他社員出席會議的數目不得超過全體社員的十分之一”）的規定，細化每一業主或非業主接受代理出席所有人大會會議的數目限制。

    此外，筆者還建議政府借鑒中國內地《物業管理條例》的立法經驗，把大廈業主的專有部分的面積數及出席會議的業主人數（即人頭數）結合在一起，作為決定業主大會會議是否有效召開以及表決的事項是否有效的法律依據，而非僅規定業主所持單獨部分的面積數佔建築物總面積的比例之單一要件。這樣立法可以避免出現上文所提到的澳門私廈召開所有人大會會議的出席人數少的尷尬現象。例如《中華人民共和國物業管理條例》第12條規定：“業主大會會議可以採用集體討論的形式，也可以採用書面徵求意思的形式；但是，應當有物業管理區域內專有部分佔建築總面積過半數的業主且佔總人數半數的業主參加。業主可以委託代理人參加業主大會會議。業主大會決定本條例第十一條第（五）項和第（六）項規定的事項，應當經專有部分佔建築物總面積三分二以上的業主且佔總人數三分二以上的業主同意；決定本條例第十一條規定的其他事項，應當經專有部分佔建築物總面積過半數的業主且佔總人數過半數的業主同意。”

    四、政府應當主動介入所有人大會會議，以規範及統一會議運作。

    根據上文所述，由於召開分層所有人大會會議的程序具有專業性、法定性及複雜性，非一般人所能正確地懂得其具體及完整的操作程序，此外，雖然有熱心社團的支援，但是社團與主管房屋事務的政府部門相比，後者較前者具有多方面的優勢。政府部門擁有法定職權，也擁有專業人才及各種資源，房屋主管部門到場支援、協助和指導，更具權威性和公信力，成效更佳。

    房屋主管部門到場履行職權有如下多方面的優勢：1.對於私廈發生磨擦或爭執的情況，在現場可直接介入調解，充分發揮政府的公信力和中立性，盡可能止爭息紛、息事寧人；2.透過在現場監察及見證召開所有人大會會議的整個過程以及表決相關議決事項的程序是否符合法律規定，從而能掌握每一大廈召開所有人大會會議的實際情況；3.派員在現場可直接指導會議程序依法循規進行，並能提供專業意見予以支援；4.對於促進統一及規範召開所有人大會會議的程序及具體操作發揮權威性的影響力，有利於消除召開所有人大會會議存在各師各法的現象。

    簡萬寧