高效工作準時下班的秘訣

    準時下班幾乎是所有打工仔的目標和夢想。幾年前日劇《我要準時下班》，引起各地上班族共鳴與熱議。片中女主角堅持做好份內事就準時下班的原則與勇氣，在日本職場中遇到重重阻力，但她總能通過良好的工作效率，準時下班。

    以下總結如何高效完成每日工作，創造優秀績效之餘還能準時下班。

    設清單訂優先順序

    秘訣一：每天設定工作任務清單，訂出優先順序。想準時下班，就要妥善完成每天工作。所謂“一日之計在於晨”，一天工作的開始非常重要。抵達辦公室後，應以準時下班作為基準，了解當天工作總量，做成計劃表，規劃當天必須完成的工作後，針對時間作出合理安排。

    為工作優先順序進行四大基本分類。“緊急且重要”的事情宜當天火速處理；“緊急但不重要”的事情則可授權他人處理，或是在時限內稍後處理；“不緊急但重要”的任務可妥善規劃時間表，製訂計劃有序處理；“不重要也不緊急”的事情，則根本就不應浪費時間做。

    工作效率研究專家艾伊貝李對時間管理提出五個建議：一、事情是做不完的，不要想把所有事情一天做完。二、手邊的事情並不一定是最重要的事情。三、每天晚上寫出明天必須做的事情，按事情重要性排列。四、先做最重要的事情，不必顧及其他事情。第一件事做完後，再做第二件，依此類推。五、到了晚上，如果列出的事情沒有做完也沒關係，因為已把最重要的事情做完，剩下的事情明天再做。許多人按照這個方式進行工作安排，均表示效率大為提高。

    羅列事件設定時限

    秘訣二：把要做的事情寫下來，逐一完成：把事情寫下來，可避免忘記，還可減少大腦活動量，讓大腦節省精力，專注在重要事項。把要做的事情寫下來，完成後打個勾，可在大腦中產生愉悅感和成就感，有益身心健康。把待辦事項和目標寫下來，也能讓打工仔更有意志力去完成這件事。

    美國時間管理大師大衛艾倫提出的“時間管理系統”指出，你可把工作與生活中所有大小事全部整理、歸納成有着明確行動的待辦清單，這樣不論再忙，都可一眼清楚所有事務的內容與進度，享受“掌控一切工作進度”的安心感。

    秘訣三：限定每一項任務花費的時間，並設定時限。有時限的壓力往往可激發危機感和腎上腺素，進而提高工作效率。時限像鞭子一樣，可督促個人盡快在規定時間内完成任務，有助個人集中精力。在工作時，要規定自己在每一項工作和任務所花費的時間，且設定時限，越是臨近截至日期，越是可喚起個人壓力及緊張情緒，適當的壓力就是成長的動力，可以幫助打工仔專注高效的完成任務。

    關電子產品減干擾

    例子：電動車龍頭企業特斯拉的老闆馬斯克是當今世界上最高產的企業家之一，也是時間管理大師。馬斯克身兼多家大型公司的重要管理者，每天都很忙。他有一個秘訣就是把每天的時間拆成許多部份，並且以五分鐘作為一個單位。他規定自己必須把許多任務和決策，都限定在五分鐘內完成。

    香港富豪李嘉誠同樣重視時間規劃，他要求公司高層和員工開會時間不能超過四十五分鐘，否則馬上終止會議。

    秘訣四：認真工作時關閉不必要的電子產品和電郵，減少干擾。想要準時下班，就要在上班時間全神貫注，高效工作。提升專注力的主要辦法之一，就是減少外界干擾。包括清理工作桌面避免分心、把手機調至靜音、暫時不收電郵、關掉不必要廣告推送等，避免工作連貫狀態被打斷。要提高工作效率，就要集中所有注意力在設定的工作上，一次只做一件事，提升專注力。電話和工作郵件可在固定時間集中處理。

    告之預期下班時間

    秘訣五：告知同事你的預期下班時間，讓團隊更好配合。現在大多數的工作都涉及到團隊協作，個人的工作情況與整個團隊的工作進度之間往往相互影響。與同事保持溝通，說明自己期待的下班時間，有助同事了解你的情況，並讓團隊工作分配更合理。同事要是知道你想準時下班，便可盡量早點把工作交給你，讓你提前準備，從而不會輕易打亂你的工作節奏。

    同時在告知自己期望下班的時間，等於是一種宣示，給自己設下壓力，要求自己在下班前完成一天工作，這也是一種工作認真負責的態度，有時還可帶動團隊士氣、促進團隊的凝聚力，有利整個團隊更高效的完成任務。這舉動還可幫助你合理拒絕一些其他同事無理的請求，拒絕做職場上的濫好人，維護自己寶貴的下班時間。

    秘訣六：在期望下班時間前預留十五分鐘作為緩衝。在下班前的十五分鐘就應把自己一天重要的工作完成，且不再開始一些新的、耗時的、不必要的工作。就算當天仍然有工作需要處理，但只要不緊急，也要告訴自己，明天早點來辦公室完成即可。同時也可用這十五分鐘總結一天的工作，或是再檢查一次工作進度，或是給辦公室的植物澆水紓緩情緒，或是簡單瀏覽一下郵件是否有遺漏等。

    規劃下班後的時間

    秘訣七：提前對下班後的時間作出安排，有助在上班時間完成工作。就像是在前一晚或一大早就安排好主要工作，下班後的時間也要妥善的安排，例如晚上七點與朋友吃晚餐，八點前往健身房上健身課等。這樣的安排可當做對自己努力完成工作的“獎賞”，自己對於下班的時間有更多的期待，會更有動力完成上班時的工作，同時也可督促自己一定要在時間內完成工作，避免加班。

    例子：許多知名企業的高管對下班後的時間有着明確規劃。YouTube首席執行官蘇珊沃西基有五個孩子，她十分重視家庭，她規定自己每周不能加班超過兩次，正常情況一定要在晚六點前回家，與家人共進晚餐。

    澳門大學工商管理學院教授 劉丁己